Privacyreglement

Privacyreglement

1. Inleiding
De Alliantie verzamelt en gebruikt bij het verrichten van werkzaamheden persoonsgegevens (hierna ook: ‘Informatie’). Het gaat daarbij met name om Informatie van (toekomstige) klanten. Daarmee bedoelen we: woningzoekenden, huurders, kopers, VvE-leden en (andere) bewoners. Wij vinden het belangrijk dat u precies weet welke Informatie de Alliantie over u verzamelt, voor welke doelen deze Informatie wordt verzameld, hoe deze wordt gebruikt en hoe lang deze Informatie wordt bewaard. In dit Privacyreglement beschrijven we dat. Wij raden u aan om dit Privacyreglement aandachtig door te nemen.

In dit reglement staan de volgende begrippen met een hoofdletter:

Account: persoonlijke inlog voor de Huurder waarmee u toegang krijgt tot digitale dienstverlening van de Alliantie.
Applicatie: de applicatie die het mogelijk maakt om toegang tot het klantportaal te verkrijgen;
Klant: de natuurlijke persoon die zelf, of via een ander (zoals een VvE), een contractuele relatie met de Alliantie heeft of op een andere manier gebruik maakt van Digitale Applicaties van de Alliantie waarbij de gebruikersvoorwaarden van toepassing zijn.
Digitale Applicaties: website, Mijn Alliantie, De Alliantie App

Als de met hoofdletters geschreven woorden niet in dit Privacyreglement worden gedefinieerd, worden ze gedefinieerd in de gebruikersvoorwaarden.

2. Wie is de Alliantie?
‘De Alliantie’ betreft de Stichting de Alliantie bestaande uit bedrijfsonderdelen en dochtermaatschappijen, onder meer: bestuur & stafdiensten, vastgoedonderhoud, financiën & bedrijfsvoering, Klantenservice, de regiobedrijven van de Alliantie(vestiging regio Amsterdam / Almere, vestiging regio Gooi en Vechtstreek, vestiging regio Amersfoort), de Alliantie VVE-Diensten B.V., de Alliantie Ontwikkeling B.V.

De Alliantie is statutair gevestigd te Hilversum en houdt onder andere kantoor in die gemeente aan de Jan van der Heijdenstraat 36 (1221 EJ). De Alliantie is ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 39048769. Het postadres van De Alliantie is Postbus 105, 1200 AC te Hilversum. De Alliantie is verder te bereiken via telefoonnummer 088 0023200 en haar emailadres (onderaan).

3. Wat doet de Alliantie?
De Stichting de Alliantie is een toegelaten instelling in de zin van de Woningwet. We voeren uitsluitend activiteiten uit die behoren tot het domein van de volkshuisvesting. Daarbij moeten wij steeds voldoen aan de in de woningwet geldende regels. Hetzelfde geldt voor onze dochtermaatschappijen. Het (externe) toezicht op toegelaten instellingen wordt uitgevoerd door de Autoriteit Woningcorporaties.

De werkzaamheden van de Alliantie omvatten: het bouwen, beheren, verhuren en verkopen van woningen en bepaalde andere vormen van vastgoed.

4. Verantwoordelijkheid & bewaartermijnen
De Alliantie is verantwoordelijk voor de wijze waarop uw Informatie wordt verzameld, gebruikt en opgeslagen. De Alliantie doet - voor zover vereist – melding van het verzamelen, gebruiken en opslaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Uiterlijk vanaf mei 2018 houden we een intern register bij van al onze verwerkingen.

De Alliantie staat er in ieder geval voor in dat uw Informatie op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet wordt verzameld en gebruikt. Informatie is alleen toegankelijk voor medewerkers van de Alliantie die gezien hun taak over die informatie dienen te beschikken. We bewaren Informatie niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de doeleinden waarvoor de Informatie is verkregen.

We verwijderen Informatie uiterlijk twee (2) jaar nadat de betreffende overeenkomst tussen de Alliantie en de Klant is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld. Behalve als deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.
De Informatie van Klanten die is geregistreerd ten behoeve van een specifiek doel en niet meer noodzakelijk is voor dat doel, wordt uiterlijk vijf (5) jaar nadat de persoonsgegevens zijn verwerkt verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn vereist is om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.

5. Geheimhouding, beveiliging
Alle personen die werkzaam zijn bij de Alliantie of ten dienste van de Alliantie werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van Informatie zijn verplicht tot geheimhouding. Behalve als hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben alleen toegang tot Informatie voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie. De Alliantie treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

6. Werkzaamheden en Informatie
De Alliantie sluit in verband met werkzaamheden verschillende overeenkomsten met Klanten. Het gaat daarbij met name om: huurovereenkomsten, koopovereenkomsten en beheerovereenkomsten. Voorafgaand, tijdens en na het sluiten van een dergelijke overeenkomst verzamelen we Informatie , gebruiken we deze en slaan Informatie op. Dat is nodig om een overeenkomst tot stand te kunnen brengen en om die uit te kunnen voeren. In bepaalde gevallen kunnen we aanvullend om uw toestemming vragen.

Huur
Voorafgaand aan de huurovereenkomst wordt Informatie - van de (mede)huurders - gebruikt in verband met de toewijzing van woningen via een woonruimte verdeelsysteem. Ook wordt getoetst of een kandidaat huurder, onder andere op grond van het huishoudinkomen, in aanmerking komt voor het huren van de woning. In verband met de uitvoering van de huurovereenkomst gebruiken we Informatie die noodzakelijk is voor de huuradministratie (met name: betaling van de huur), voor onderhoud/renovatie en beheer van de woning, toezicht op en handhaving van naleving van de huurverplichtingen (waaronder: overlast- en woonfraudebestrijding), huurbeëindiging en de oplevering van de woning. Ook wordt Informatie gebruikt voor hieraan gerelateerde activiteiten, zoals: intern beheer, (externe) verantwoording en accountantscontrole.

Koop
In verband met een koopovereenkomst gebruiken we Informatie die noodzakelijk is voor de verkoop en levering van vastgoed.

Beheer
In verband met een beheerovereenkomst met een VvE gebruiken we Informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van het VvE-beheer, waaronder de gegevens van de appartementseigenaren.

7. Verbeteren dienstverlening en Informatie
De Alliantie wil Klanten zo goed mogelijk van dienst zijn. Wij stellen ons daarom als doel om onze dienstverlening steeds te optimaliseren en te verbeteren. Daarvoor voeren we klanttevredenheidsonderzoeken uit. Deelname daaraan is altijd op vrijwillige basis. Hiervoor gebruiken we Informatie. Met behulp van Informatie kunnen we verder inzicht krijgen waar we de dienstverlening kunnen optimaliseren en verbeteren. We treffen daarbij voorzieningen om correct gebruik van Informatie te waarborgen en zorgen ervoor dat de resultaten van dat gebruik niet tot individuele Klanten te herleiden zijn.

8. Contact met de Alliantie
Als u contact met ons opneemt omdat u een vraag of klacht heeft of u meldt dat er iets stuk is, dan vragen wij om uw contactgegevens. Daarnaast slaan wij uw vraag, klacht of melding op. De Alliantie kan u om meer Informatie vragen als dat nodig is om te kunnen antwoorden op de vraag, melding of afhandeling van de klacht.

De Informatie die op deze wijze wordt verzameld, wordt onder meer gebruikt voor de beantwoording van de betreffende vragen en de afhandeling van klachten. De verstrekte Informatie wordt ook opgeslagen in de centrale database en gebruikt voor de in dit Privacyreglement vermelde doeleinden.

Deze voorwaarden gelden ook wanneer u bij ons een verzoek doet om inzage in de Informatie die we over u opslaan of als u ons verzoekt bepaalde Informatie te wijzigen of te verwijderen. In paragrafen 12, 13, 14 staat meer informatie over de manier waarop u zo’n verzoek kunt indienen.

9. Digitale Applicaties van de Alliantie
De Alliantie biedt het gebruik aan van Digitale Applicaties. Daarop zijn de gebruikersvoorwaarden van toepassing. Ook via onze Website en Applicatie worden persoonsgegevens van Klanten verzameld.

Automatisch gegenereerde Informatie
Om de Website en Applicatie van de Alliantie optimaal te kunnen laten werken (bijvoorbeeld
om pagina's goed te kunnen weergeven en om de Website en Applicatie te kunnen beveiligen) heeft
de Alliantie bepaalde Informatie nodig. De Alliantie verzamelt daarom automatisch gegenereerde Informatie over uw surfgedrag tijdens uw gebruik van de Website en/of Applicatie. Deze informatie bestaat uit uw IP-adres (nummer van uw computer dat het mogelijk maakt uw computer te herkennen), het type browser (computerprogramma om internetpagina's mee te kunnen bekijken), het computersysteem dat u gebruikt en de pagina's die u op de Website en/of Applicatie bezoekt.

Deze Informatie gebruiken we onder meer om onze dienstverlening zo goed mogelijk op uw wensen aan te passen en om technische problemen en beveiligingskwesties op te lossen. De Informatie kan ook worden gebruikt om anonieme statistische gegevens op te stellen. Als de automatisch gegeneerde Informatie met behulp van cookies wordt verzameld, is ook paragraaf 11 ‘Cookies’ van toepassing.

Het Account
Om van Mijn Alliantie, via de Website of Applicatie, gebruik te kunnen maken, moet een Account worden aangemaakt. Wanneer u het Account creëert, wordt aan u gevraagd bepaalde Informatie te verstrekken. Het verstrekken van een voor- en achternaam, adres en geboortedatum is verplicht. De Informatie die u verstrekt, kunt u zelf aanpassen.

De verstrekte Informatie gebruiken we, naast de verder in dit Privacyreglement besproken doeleinden, in de eerste plaats om het Account te kunnen aanmaken en u de functionaliteiten van Mijn Alliantie via Website en Applicatie te kunnen leveren.

De Informatie die u opgeeft bij het aanmaken van het Account en de Informatie die u daarna aan het Account toevoegt of via andere functionaliteiten verstrekt, zoals de Huurder Informatie wordt centraal opgeslagen in de database van de Alliantie en aan het Account gekoppeld.

Als u van een (nieuwe) functionaliteit gebruik wilt maken waarvoor u Informatie moet verstrekken die u al eerder hebt verstrekt, kan het zo zijn dat deze Informatie automatisch wordt ingevuld. Dit voorkomt dat u bij elke nieuwe functionaliteit opnieuw Informatie moet invoeren.

De Informatie waar de Alliantie over beschikt wordt in de database van de Alliantie gekoppeld aan de Informatie die via de Website en/of Applicatie wordt verzameld.

Indien u een Account heeft aangemaakt en dit via de unieke verificatiecode heeft geactiveerd, heeft u vanaf dat moment toegang tot Mijn Alliantie via Website of Applicatie. We adviseren u uw mobiele telefoon of ander apparaat van een toegangscode te voorzien, zodat onbevoegden niet rechtstreeks toegang tot uw Mijn Alliantie-omgeving krijgen. Wijzigingen die u via de Website en/of Applicatie wilt doorvoeren, verifiëren we eerst via een andere weg voordat deze daadwerkelijk doorgevoerd worden.

Aanvullende dienstverlening
Binnen Mijn Alliantie bieden we u (op termijn) de mogelijkheid om aanvullende diensten af te nemen. U kunt daarbij denken aan het afsluiten van huurovereenkomsten (zie paragraaf 4) en het treffen van betalingsregelingen. Om deze aanvullende diensten te kunnen afnemen, kan het zijn dat u aanvullende Informatie moet verstrekken.

We verwerken de Informatie die u heeft verstrekt voor de aanvullende dienstverlening in de eerste plaats om de aanvullende diensten aan u te kunnen verlenen. We koppelen deze Informatie in de tweede plaats aan uw bestaande Account.

10. Nieuwsbrieven
U kunt zich opgeven voor nieuwsbrieven die door de Alliantie worden verzonden. Als u zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief, maakt de Alliantie gebruik van het e-mailadres dat u heeft opgegeven voor het verzenden van de nieuwsbrief. De Alliantie kan ook uw naam en/of geslacht gebruiken om de nieuwsbrief te personaliseren. Indien u geen nieuwsbrieven meer wil ontvangen, kunt u gebruik maken van de afmeldmogelijkheid die in elke nieuwsbrief is opgenomen.

11. Verstrekking aan derden
Uw Informatie verstrekken we in bepaalde gevallen aan derden. Het gaat alleen om ter zake doende Informatie.

De derden aan wie we informatie verstrekken, zijn bedrijven die we inschakelen om werkzaamheden te verrichten. Derden die betrokken zijn bij het uitvoeren van onze taken en de derden met wie wij anderszins samenwerken, bijvoorbeeld in verband met het oplossen, beperken en voorkomen van gedrag dat (het gebruik van) de woning en/of de woonomgeving schaadt. In het laatste geval is sprake van een gerechtvaardigd belang om Informatie uit te wisselen. De Alliantie maakt bij het aanbieden van de Website en Applicatie in sommige gevallen ook gebruik van derde partijen, bijvoorbeeld voor het hosten van onze centrale database.

De categorieën van derden zijn met name: derden belast met woonruimteverdeling (WoningNet, gemeentes), overheidsorganen/-diensten (de belastingdienst, toezichthouders, gemeenten, politie en justitie), aannemers en (andere) opdrachtnemers (dienstverleners, deurwaarders, advocaten, notarissen, accountants).
De Alliantie sluit met deze derden overeenkomsten waarin afspraken staan over de technische en organisatorische maatregelen die zij moeten nemen om uw Informatie te beschermen. Verder vindt de Alliantie het van belang dat uw Informatie binnen de Europese Economische Ruimte (hierna: ‘EER’) wordt opgeslagen. Als we in de toekomst zouden besluiten om Informatie ook buiten de EER op te slaan, stellen we u daarvan op de hoogte.

We zullen uw Informatie in bepaalde gevallen alleen verstrekken aan derden als u daar zelf toestemming voor hebt gegeven. Zonder uw toestemming zullen we uw Informatie bijvoorbeeld niet aan derde partijen verstrekken voor direct marketing doeleinden (denk aan het toezenden van aanbiedingen). De Alliantie kan deze Informatie overigens wel aan derden verstrekken als deze Informatie niet tot u persoonlijk kan worden herleid (zoals automatisch gegenereerde of statistische informatie, niet zijnde uw IP-adres).

Op de Website en in de Applicatie kunnen hyperlinks staan waarmee u de Website en/of Applicatie verlaat en op de websites en/of applicaties van andere partijen terecht komt. De Alliantie heeft geen zeggenschap over diensten en websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat voor deze diensten en websites van derden een ander privacyreglement geldt. Het Privacyreglement van de Alliantie heeft in dat verband alleen betrekking op Informatie die door ons verwerkt wordt. De Alliantie accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.

12. Cookies
Als er op enige manier gebruik wordt gemaakt van cookies, zijn naast de bepalingen uit dit Privacyreglement ook de bepalingen uit de Cookie Policy van de Alliantie van toepassing. De Cookie Policy vermeldt welke cookies worden gebruikt en wat het doel van die cookies is. De Cookie Policy is hier te raadplegen.

13. Recht op inzage
U heeft het recht kennis te nemen van de op u betrekking hebbende Informatie (‘recht op inzage’). Verzoeken tot inzage kunt u schriftelijk bij ons indienen. Het verzoek moet door u worden ondertekend. Om vast te kunnen stellen dat het verzoek ook echt door u wordt gedaan, verifiëren wij uw identiteit. In dat verband kunnen wij u vragen om (een kopie van) een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het
verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Het verzoek tot inzage wordt binnen vier (4) weken beantwoord. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, horen we eerst deze derde voordat we inzage verlenen. Als de derde geen inzage in zijn gegevens wenst of indien het horen van de derde onmogelijk is, zal de Alliantie de gegevens van de derde (laten) afschermen.

Uiterlijk vanaf mei 2018 wordt uw Informatie toegezonden in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat, zodat dit eenvoudig door u kan worden gebruikt.

14. Recht op correctie
U heeft het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van Informatie als deze onjuist is. U heeft dit recht ook als de Informatie in strijd is met de Wet bescherming persoonsgegevens of andere wetten of niet ter zake doende is (‘recht op correctie’). U kunt dat recht in veel gevallen zelf uitoefenen door middel van de Website en/of Applicatie. In overige gevallen kunt u een verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering indienen.

Verzoeken tot correctie dient u schriftelijk bij ons in. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Het verzoek moet door u worden ondertekend. Om vast te kunnen stellen dat het verzoek ook echt door u wordt gedaan verifiëren wij uw identiteit. In dat verband kunnen wij u vragen om (een kopie van) een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

De Alliantie reageert binnen vier (4) weken schriftelijk op een verzoek tot correctie. U hoort dan de beslissing of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen toegelicht. In geval van correctie zal de Alliantie derden aan wie uw onjuiste gegevens zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.

15. Recht op verzet
U kunt De Alliantie verzoeken Informatie niet te verwerken in verband met zwaarwegende bijzondere persoonlijke omstandigheden (“recht op verzet”). Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij De Alliantie. De Alliantie beslist binnen vier (4) weken op dit verzoek. De Alliantie is in ieder geval niet gehouden om gehoor te geven aan een verzoek indien het verzoek betrekking heeft op verstrekking van gegevens waartoe De Alliantie van overheidswege verplicht is.

16. Klachtenregeling
Indien u van mening bent dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de Wet bescherming persoonsgegevens niet correct wordt uitgevoerd door de Alliantie, kunt u een klacht bij ons indienen. Op de klacht is onze klachtenprocedure van toepassing. De beslissing van de Alliantie op de klacht wordt schriftelijk aan u medegedeeld.

Als vervolgstap na de hiervoor beschreven klachtenprocedure kunt u:
a. een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
b. een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de Alliantie.
Een verzoek(schrift) kan worden ingediend binnen zes (6) weken na ontvangst van de beslissing van de Alliantie. Als de Alliantie niet op een klacht heeft gereageerd binnen de in de klachtenprocedure gestelde termijn, kunt u binnen zes (6) weken na afloop van die termijn het verzoek(schrift) indienen.

17. Wijzigingen in dit Privacyreglement
Dit Privacyreglement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt, in ieder geval op de Website en/of via de Applicatie. De laatste versie van het Privacyreglement is van 1 juni 2017.

18. Vragen?
Heeft u nog vragen over dit Privacyreglement? Stuur dan een bericht naar info@de-alliantie.nl.